KSeF w firmie transportowej. Klient dostaje fakturę z numerem KSeF

Zlecenie Poznań–Hamburg jest zamknięte, zleceniodawca z Niemiec czeka na fakturę, a KSeF nie odpowiada. Sam PDF wysłany e-mailem tego nie załatwi, bo firma z siedzibą w Polsce wystawia w KSeF także faktury dla zagranicznych przedsiębiorców, choć ta usługa jest opodatkowana w Niemczech.

Druma prowadzi taką fakturę od zamkniętego zlecenia do numeru KSeF, a przy awarii przez tryb offline24. W październiku 2026 r. wysyłka przeszła próby w środowisku testowym KSeF, na fikcyjnych danych, i żaden polski przewoźnik nie wysłał jeszcze przez Drumę faktury do produkcyjnego KSeF.

Kogo obejmuje obowiązek

Wystawianie w KSeF objęło 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a 1 kwietnia 2026 r. wszystkie pozostałe. Odbiór faktur przez KSeF obowiązuje każdego od 1 lutego 2026 r. Poza systemem zostaje sprzedaż dla konsumentów.

Zagraniczny klient dostaje fakturę w uzgodniony sposób, zwykle jako PDF z kodem QR. Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatności rusza 1 stycznia 2027 r. i według Ministerstwa Finansów nie obejmuje płatnika zagranicznego.

Sprzedawcy, którzy miesięcznie fakturują do 10 000 zł brutto, mogą zostać poza KSeF do końca 2026 r. Później tego zwolnienia nie będzie. Firma bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce jest poza obowiązkiem i może używać KSeF dobrowolnie.

Kary za KSeF mają dziś dwie daty

Według obecnej ustawy kary z art. 106ni zaczynają się 1 stycznia 2027 r. Górna granica to 100 proc. kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego podatku 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Ta druga dotyczy zwykle frachtu dla klienta z innego kraju UE. Te same kary obejmują fakturę z czasu awarii niezgodną ze wzorem i plik offline wysłany po terminie.

Rządowy projekt, druk sejmowy nr 3245 z 20 października 2026 r., przenosi art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 na 1 stycznia 2028 r. Po pierwszym czytaniu 21 października projekt trafił do Komisji Finansów Publicznych i tam był jeszcze 1 listopada 2026 r. Dopóki zmiana nie wejdzie w życie, obowiązuje data z 2027 r. Projekt dotyczy samych kar, więc obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.

Od zlecenia do numeru KSeF

Faktura FA(3) powstaje z danych zlecenia i przechodzi kontrolę według schematu XSD Ministerstwa. Z KSeF 2.0 firma łączy się tokenem KSeF albo własnym certyfikatem, a Druma sprawdza je przy rejestracji. Tokeny zostają: Ministerstwo zdecydowało, że metoda działa w KSeF 2.0 bezterminowo, tylko tokeny z KSeF 1.0 w nim nie działają. Każdy wystawca ma własny NIP i własne dane dostępowe, więc gdy dane należą do innego NIP-u, Druma odmawia wysyłki.

KSeF odpowiada z opóźnieniem i Druma sama odpytuje o wynik. Gdy ten sam plik pójdzie dwa razy, KSeF oznacza go jako duplikat, a Druma traktuje to jako przyjęcie i zapisuje numer nadany pierwszej kopii, więc faktura nie trafia do systemu podwójnie.

E-mail do klienta czeka na przyjęcie. PDF wychodzi już z numerem KSeF i kodem QR (KOD I), a w Drumie zostaje UPO. Po odrzuceniu na fakturze pojawia się komunikat Ministerstwa. Taka faktura nie istnieje w KSeF, nie ma więc czego korygować: wystarczy poprawić dane i ponowić wysyłkę.

Do faktury w euro z polskim VAT-em Druma bierze kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego, a bez kursu faktura nie wychodzi. Faktura korygująca (KOR) wskazuje numer KSeF oryginału, dlatego powstaje tylko do faktury przyjętej przez KSeF. Faktura zbiorcza za kilka zleceń idzie tą samą drogą.

Gdy KSeF nie działa

W trybie offline24 klient dostaje fakturę od razu, a plik trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie wystawienia. Kopia ma dwa kody QR: KOD I z oznaczeniem OFFLINE i KOD II z oznaczeniem CERTYFIKAT. KOD II podpisuje bezpłatny certyfikat KSeF typu Offline z Ministerstwa, wgrany w Ustawieniach.

Opcja „Wystawiaj offline, gdy KSeF nie działa” jest domyślnie włączona, gdy certyfikat jest wgrany. Działa tylko wtedy, gdy KSeF był nieosiągalny, zanim faktura do niego dotarła. Faktura odrzucona lub błędna nie przechodzi w offline.

O awarii Druma nie decyduje sama, bo termin wynika z ogłoszeń Ministerstwa w Latarni KSeF i w BIP. Po ogłoszonej niedostępności plik trzeba wysłać następnego dnia roboczego po jej końcu, po awarii w ciągu 7 dni roboczych od jej końca, a po awarii całkowitej (art. 106ng) wysyłka nie jest potrzebna. Takie zwolnienie może wynikać tylko z oficjalnej Latarni, a sam komunikat w BIP nie wystarczy. W dniu terminu pojawia się alert w aplikacji, a po jego upływie kolejny w każdy dzień roboczy.

Gdy KSeF odrzuci późną wysyłkę z powodu technicznego, na przykład błędu formatu, na fakturze jest przycisk „Korekta techniczna”. Druma buduje plik od nowa, sprawdza, czy treść się nie zmieniła, i wysyła go raz, jako korektę odrzuconego pliku. Kopia klienta i kody QR zostają bez zmian. Odrzucenie z powodu uprawnień trzeba najpierw naprawić w KSeF.