Peppol în Belgia din 2026: ce trebuie să știe transportatorii cu clienți belgieni

Din 1 ianuarie 2026, între două firme belgiene, un PDF atașat la un e-mail nu mai e factură. De aceea unii clienți belgieni ai transportatorilor români cer acum facturi „prin Peppol".

Potrivit administrației fiscale belgiene, SPF Finanțe, facturarea electronică structurată e obligatorie pentru tranzacțiile B2B între întreprinderi belgiene plătitoare de TVA, pentru facturile întocmite, emise sau trimise începând cu 1 ianuarie 2026. Temeiul indicat e art. 53 §2bis din Codul TVA, iar facturile către consumatori sunt excluse. În practică, calea e Peppol: un program conectat la rețeaua Peppol, care trimite și primește facturi structurate.

Două sensuri: trimitere și primire

Obligația privește toate întreprinderile belgiene plătitoare de TVA, inclusiv pe cele din regimul de scutire pentru întreprinderi mici. O persoană înregistrată în scopuri de TVA, dar nestabilită în Belgia și fără sediu permanent acolo, nu e supusă obligației; la data citirii, FAQ-ul preciza că legea era încă în curs de modificare pe acest punct.

Firma trebuie să poată emite facturi structurate către clienții belgieni, dar și să le poată primi de la furnizori, iar a doua parte se uită ușor. Pentru un transportator belgian, asta înseamnă facturile subcontractorilor, ale furnizorilor de combustibil, ale vânzătorilor de anvelope și ale atelierelor. O firmă conectată la Peppol poate primi, și deci trebuie să accepte, facturi structurate.

Portalul spune direct că trimiterea unui PDF pe e-mail sau printr-o platformă nu va mai fi suficientă. Destinatarul nu poate respinge o factură pentru că nu are PDF atașat, pentru că datele structurate sunt factura. Atașamentele, de exemplu un CMR semnat sau o dovadă de livrare, circulă pe același canal ca factura, nu separat pe e-mail; standardul acceptă pdf, png, jpg, csv, xlsx și ods, iar o factură UBL le poate include direct. Dacă furnizorul nu e pregătit, clientul își păstrează dreptul de deducere a TVA pe baza unei facturi emise în altă formă, cu condiția ca ambele părți să fi convenit o alternativă sigură.

SPF Finanțe a anunțat că nu va sancționa abaterile în primele trei luni din 2026, dacă firma a acționat la timp și rezonabil. Perioada s-a încheiat, iar fiecare caz se judecă după împrejurări; pentru autofacturare, administrația a anunțat flexibilitate până la 30 iunie 2026. Consultanții belgieni relatează că un decret regal din iulie 2025 a introdus amenzi administrative pentru firmele fără mijloace tehnice de a trimite sau a primi facturi structurate: 1.500 € pentru prima abatere, 3.000 € pentru a doua și 5.000 € pentru următoarele, cu cel puțin trei luni între ele. Paginile de FAQ citite de noi nu dau aceste sume, așa că decretul regal se verifică înainte de a le cita.

Unde e transportatorul din România

Regula belgiană privește tranzacțiile dintre firme belgiene plătitoare de TVA. Portalul spune că folosirea Peppol cu parteneri străini e deocamdată voluntară, aleasă de ambele părți, și că din 2030 obligația se extinde la facturarea între statele membre ale UE, cu detaliile încă de publicat.

Un transportator din România care facturează unui expeditor belgian și nu are sediu în Belgia nu e supus obligației, spune FAQ-ul. Clientul belgian poate totuși cere Peppol, pentru că propriul lui flux de plăți așteaptă acest format: e o cerere comercială, nu legală. Cine are filială sau sediu permanent în Belgia e în altă situație și are de lămurit cu contabilul.

Factura de transport pe Peppol e aceeași factură, în format structurat, iar câteva câmpuri decid dacă trece fără telefoane de la contabilitatea clientului. Multe contabilități potrivesc facturile mai întâi după referința cumpărătorului și numărul comenzii de achiziție, deci contează referința proprie a clientului. Adresa completă a cumpărătorului (stradă, oraș, cod poștal, țară) e necesară la trimitere, iar fără stradă factura e refuzată. Clienții belgieni așteaptă comunicarea structurată de plată („OGM") împreună cu IBAN-ul, iar moneda documentului se scrie explicit. Atât factura pe comandă, cât și cea consolidată circulă pe Peppol, cât timp fiecare linie se poate urmări până la comanda ei.

Pregătirea ține de câțiva pași. Conexiunea firmei la Peppol se obține printr-un furnizor de Access Point, cu numărul de întreprindere belgian ca identificator, dacă firma are unul. Fiecare client belgian își comunică ID-ul Peppol, verificat apoi în directorul public. Pe fiecare comandă, dispecerul sau cel care facturează completează referințele și comunicarea structurată de plată, din care se construiește factura. Pentru clienții care nu sunt încă în rețea rămâne la îndemână e-mailul, ca variantă de rezervă.

Druma trimite facturile Peppol printr-un furnizor, Recommand, și nu este el însuși Access Point. Numărul de întreprindere belgian se înregistrează o singură dată în Setări, iar facturile către clienții belgieni merg apoi pe Peppol, cu starea livrării citită înapoi: trimisă, livrată sau eșuată. Notele de credit și facturile consolidate sunt acceptate. Înainte de trimitere, Druma verifică adresa cumpărătorului și transmite referința cumpărătorului, referința comenzii, moneda și referința structurată de plată. Când Peppol eșuează sau cumpărătorul nu e în rețea, factura pleacă pe e-mail.

Primirea nu e acoperită: Druma nu primește facturi Peppol, așa că facturile furnizorilor le preia programul de contabilitate sau o căsuță conectată la Peppol. La data revizuirii, 25 octombrie 2026, fluxul de trimitere fusese testat de la un capăt la altul în mediul de test al furnizorului. Detaliile tehnice sunt pe pagina Peppol.