Portal podwykonawcy. Odpowiedź, statusy i dokumenty pod jednym linkiem

Gdy spedytor przekazuje zlecenie podwykonawcy w Drumie, podwykonawca dostaje link do jednej strony: zlecenia transportowego z nazwą i barwami firmy zlecającej. Tam przyjmuje albo odrzuca zlecenie, podaje ciągnik i kierowcę, zgłasza postęp kursu i wgrywa CMR oraz fakturę. Wszystko, co wpisze, od razu widać na tablicy spedycji.

Podwykonawca niczego nie instaluje i nie ma hasła. Otwiera link i wpisuje 6-cyfrowy kod wysłany na adres e-mail zapisany w Drumie dla jego firmy. Inny adres kodu nie dostanie, więc przesłany dalej link sam niczego nie otwiera.

Odpowiedź zostaje w systemie

Strona otwiera się na zleceniu: numer, załadunek i rozładunek z oknami czasowymi, ładunek, punkty trasy, uwagi, osoba kontaktowa i, jeśli firma zlecająca chce ją pokazać, uzgodniona stawka. Podwykonawca klika „Przyjmij zlecenie” albo „Odrzuć”, z opcjonalnym powodem, na przykład „brak wolnego auta tego dnia”. Godzina odpowiedzi zostaje zapisana, a odrzucenie zamyka dostęp do zlecenia.

Po włączeniu kontroli przyjęcia Druma powiadamia spedytorów, gdy podwykonawca nie odpowiedział w ustalonej liczbie godzin, a szybciej, gdy otworzył zlecenie i zamilkł.

Ciągnik, kierowca, statusy i rzeczywiste godziny

Po przyjęciu podwykonawca wpisuje numer ciągnika i naczepy oraz imię, nazwisko i telefon kierowcy. W trakcie kursu klika kolejne statusy, od dojazdu na załadunek do dostarczenia, i ustawia przewidywaną godzinę przyjazdu.

W dniu kursu podaje rzeczywiste godziny przyjazdu i wyjazdu na załadunku i rozładunku. Druma nie przyjmie godziny z przyszłości ani rozładunku przed załadunkiem. Opóźnienie zgłasza się z nową godziną przyjazdu, przestój z powodem, a spedytor od razu dostaje powiadomienie.

Bez CMR nie ma „Dostarczone”

Przycisk „Dostarczone” pozostaje zablokowany, dopóki dostawa nie jest udokumentowana: CMR wgranym w portalu, e-CMR podpisanym przez wszystkie strony albo CMR lub potwierdzeniem dostawy, które firma zlecająca już ma. Ładunek musi też być wcześniej załadowany.

Dokumenty trafiają do jednej karty, jako CMR, potwierdzenie dostawy (POD), dokument WZ, faktura przewoźnika albo inne, w formacie JPEG, PNG lub PDF do 10 MB.

Faktura sprawdzana ze stawką

Fakturę podwykonawca wgrywa jako „Fakturę przewoźnika” na tej samej stronie. Przy włączonej kontroli faktur Druma porównuje kwotę z uzgodnioną stawką i dopłatami zapisanymi w zleceniu, na przykład przyjętą opłatą za przestój. W granicach ustalonej tolerancji faktura przechodzi. Wyższa albo niższa kwota czy numer faktury, który już wpłynął, trafia do osoby w biurze.

Neutralny CMR przy spedycji

Przy zleceniu dla podwykonawcy można wysłać mu neutralną kopię e-CMR. Domyślnie w rubryce 1 widnieje firma zlecająca zamiast nadawcy, a w rubryce 2 jej nazwa zamiast nazwy odbiorcy, przy zachowanym adresie dostawy, bo kierowca musi tam trafić. Można też ukryć miejsca załadunku i rozładunku. Zmienia się tylko kopia podwykonawcy: inspektor, który zeskanuje kod eFTI, widzi prawdziwe strony.

Współpracownicy i dokumenty

Podwykonawca może zaprosić kolegę do jednego zlecenia, tylko do podglądu albo z prawem zmiany statusu i wgrywania CMR. Osoba z podglądem nie widzi stawki, uwag firmy zlecającej ani telefonu kierowcy, a żaden zaproszony nie przyjmie, nie odrzuci, nie zafakturuje zlecenia ani nie zmieni pojazdu. Na zlecenie przypada najwyżej pięć zaproszeń, a dostęp wygasa tydzień po dostawie.

Na tej samej stronie są ogólne warunki do pobrania, polisy i licencje podwykonawcy z datami ważności oraz zestawienia paletowe do potwierdzenia lub zakwestionowania.